Nuotolinė verslo kava „Efektyvus dokumentų valdymas pasitelkiant DVS“, skirta vienai aktualiausių šiandienos temų – efektyviam dokumentų valdymui pasitelkiant DVS (dokumentų valdymo sistemą).
Pagrindinę renginio temą pristatė Valentinas Boguševičius, UAB „Konica Minolta Baltia“ IT sprendimų skyriaus vadovas.
Dalyviai išgirdo apie pagrindinius DVS procesus ir galimas jos integracijas su kitomis įmonės naudojamomis sistemomis. Buvo pasidalinta praktiniais patarimais, kaip sklandžiai pereiti prie naujos dokumentų valdymo sistemos, išvengiant trikdžių kasdienėje veikloje. Taip pat pristatyti realūs pavyzdžiai, rodantys, kaip DVS padeda įmonėms ne tik palengvinti kasdienius darbo procesus, bet ir sumažinti finansų bei administracinių skyrių darbo sąnaudas. Buvo pademonstruoti sąskaitų administravimo bei sutarčių archyvavimo procesai.
Valentinas pabrėžė, kad DVS diegimas įmonei – tai ne tik technologinis, bet ir organizacinis pokytis, reikalaujantis vidinio pasiruošimo, darbuotojų įtraukimo ir aiškaus projekto valdymo.
Diegėjui tai – standartizuotas, daugelį kartų išbandytas procesas, todėl sėkmės raktas yra sklandi komunikacija tarp įmonės ir technologijų partnerio bei aiškiai paskirtas atsakingas asmuo, koordinuojantis projekto eigą.
Taip pat akcentuota, kad kai pokyčiai tampa natūralūs, darbuotojai patys pradeda ieškoti sprendimų, mažėja pasipriešinimas naujovėms, o diegimo procesas vyksta sklandžiau.
Skaidrėse pristatyti konkretūs skaitmenizacijos kaštų palyginimai parodė, jog:
- rankiniu būdu apdorojant 1500 sąskaitų išlaidos gali siekti apie 750 eurų, o skaitmenizuotame procese – apie 405 eurus, t. y. net 46 % mažiau;
- automatizuotas sąskaitų apdorojimas leidžia sutaupyti ne tik laiką, bet ir sumažina klaidų riziką bei užtikrina skaidresnį procesą.
Taip pat pateikti realių įmonių pavyzdžiai, atskleidžiantys, kaip dokumentų valdymo sistemų diegimas padeda spręsti iššūkius, susijusius su prarastais dokumentais, lėtais derinimo procesais ir decentralizuota informacija.
